○土庄町住民基本台帳ネットワークシステム本人確認情報管理規程
令和2年9月16日
訓令第34号
(趣旨)
第1条 この規程は、土庄町住民基本台帳ネットワークシステム情報資産管理規程(平成14年土庄町訓令第19号。以下「情報資産管理規程」という。)に定めるもののほか、住民基本台帳ネットワークシステム(以下「住基ネット」という。)における本人確認情報の安全かつ適正な取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(本人確認情報管理を行う機器)
第2条 住基ネットの情報資産(住基ネットに係る全ての情報並びにソフトウェア、ハードウェア、ネットワーク及び磁気ディスクをいう。以下同じ。)のうち、本人確認情報(データ)、当該本人確認情報が記録された帳票及びマイナンバーカード等について本人確認情報管理を行う。
(本人確認情報管理責任者)
第3条 本人確認情報管理責任者(情報資産管理規程第2条第2項に規定する本人確認情報管理責任者をいう。以下「管理責任者」という。)は、本人確認情報の管理を実施する。
(本人確認情報管理方法)
第4条 管理責任者は、不正アクセス又は不正アクセスのおそれがあり、本人確認情報の漏えいや毀損等の被害を受けるおそれがある場合には、本人確認情報の保護を第一優先とし、ネットワークの遮断等の対応の判断を行うとともに、できるだけ速やかに改善措置を講ずるものとする。
(本人確認情報の取扱方法)
第5条 本人確認情報を取り扱うことができる職員(以下「取扱者」という。)は、本人確認情報を取り扱う際、次の各号に掲げる措置を講ずるものとする。
(1) 統合端末の画面情報に関すること。
ア 来庁者等に見られることがないようにディスプレイの画面を設置する。
イ ディスプレイに斜視防止フィルタを適用する等ののぞき見防止措置を行う。
ウ タッチパネルを利用した入力については、タッチパネルの画面からも本人確認情報等が第三者から確認できないように配慮を施す。
エ スクリーンセーバを利用し、画面を長時間連続して表示させ続けないように配慮を施す。
(2) 本人確認情報の入力、訂正及び削除(以下「入力等」という。)時に関すること。
ア 入力等を行った取扱者以外の取扱者が、入力等の内容を確認する。
イ 入力等から確認に至るまでを2人の取扱者で行う。
ウ 入力等に用いた帳簿等は、シュレッダー等を用いて破棄する。ただし、帳票の内容によっては、本人確認情報変更管理簿に記載し、施錠可能な書庫等に施錠保管する。
エ 訂正は、管理責任者の許可を得てから行い、訂正した内容の記録を1年間、施錠可能な書庫等に施錠保存する。
オ 本人確認情報をメモに録取したり、端末にテキスト文書として保存したりしない。
カ 入力等を行った際は、その実施年月日、取扱者の氏名及び処理内容を記録する。
(3) 本人確認情報の検索時又は抽出時に関すること。
ア 業務上必要のない検索は行わない。
イ あらかじめ、検索条件又は抽出条件を明確にする。
ウ 検索又は抽出の結果によってディスプレイ上に表示された本人確認情報について、画面のハードコピーを取らない。ただし、やむを得ずその必要がある場合と認められる場合には、事前に管理責任者の承認を得て、その記録を残す。
エ 本人確認情報の入出力を行う際に、DVD―RW、USBメモリ、MO等の可搬性のある記録媒体(以下「記録媒体」という。)を一時的に使用するときは、必ず住基ネット専用の記録媒体を用いるとともに、接続前にウィルスチェックを行った後に接続する。
オ 一時的に使用した記録媒体に存在する本人確認情報は、必ず削除等を行う。
(4) 離席時に関すること。
業務アプリケーションを必ずログオフさせること。
(5) 大量に本人確認情報を出力させる場合に関すること。
ア 一度に大量に本人確認情報を出力しない。ただし、やむを得ずその必要が認められる場合には、事前に管理責任者の許可を得て、その記録を残さなければならない。
イ 大量と定義される印刷物(整合性確認処理時のファイルへの出力数)等の量は、20人以上とする。
(6) 統合端末の配置及び状況把握に関すること。
ア 管理責任者から目視することができる位置に統合端末を配置する。
イ 管理責任者は、統合端末の利用状況を目視等により確認する。
(実施状況の確認)
第6条 管理責任者は、月1回以上、次の各号について、実施状況の確認を行い、その結果を記録するものとする。
(1) 前条各号に定める事項が実際の業務において遵守されていること。
(2) 操作ログに、業務上必要のない操作履歴が残っていないこと。
(3) 業務上必要のない検索又は抽出が行われていないことについて、取扱者へのヒアリングにより確認していること。
(帳票の管理方法)
第7条 管理対象とする帳票は、次の各号に掲げるものとする。
(1) 広域交付住民票
(2) 転出証明確認書
(3) 転入通知確認書
(4) 住民票コード通知票
(5) 住民票コード変更通知票
(6) 住民票の写しの広域交付・特定転出入処理件数一覧表
(7) 住民票コード要求・付番処理件数一覧表
(8) 本人確認情報更新処理件数一覧表
(9) 本人確認情報整合結果リスト
(10) 本人確認情報リスト
(11) 住民票の写しの広域交付・特定転出入処理件数年合計一覧表
(12) 住民票コード要求・付番処理件数年合計一覧表
(13) 本人確認情報更新処理件数年合計一覧表
(14) 戸籍附票記載事項通知処理件数一覧表
2 管理責任者は、次の各号に掲げる事項を記録するための帳票管理簿を作成し、帳票の出力、保管、廃棄等を行う際、取扱者に必要事項を記録させる。ただし、住民からの申請書に基づき、当該住民に交付する部数に限り帳票を印刷する場合は、当該申請書を管理対象とし、その出力は管理対象外とする。
(1) 出力に関する項目
ア 帳票の内容(数量及び内訳)
イ 出力年月日
ウ 出力する取扱者の氏名及び所属課名
エ 使用理由
オ 管理責任者の承認
カ 使用の際の注意項目
(2) 保管に関する項目
ア 保管場所
イ 保管期間
(3) 廃棄に関する項目
ア 廃棄年月日
イ 廃棄する取扱者の氏名及び所属課名
ウ 廃棄理由
エ 管理責任者の承認
オ 廃棄方法
(1) 来庁者等に出力帳票を見られないように出力装置を設置する。
(2) 帳票を出力した場合には、出力装置上に放置せず、速やかに回収する。
(3) 出力装置を適時確認し、帳票が放置されている場合は、出力した者を特定して注意し、廃棄等の対処をする。
4 取扱者は、第1項に規定する帳票を保管する際は、施錠可能な書庫等に保管し、権限のない者がアクセスできないようにし、その鍵は管理責任者が管理する。
5 取扱者は、帳票を廃棄する際は、事前に管理責任者の承認を得て、廃棄状況を帳票管理簿に記録し、焼却、裁断等により廃棄する。
(帳票受渡管理方法)
第8条 管理責任者は、次の各号に掲げる事項を記録するための帳票受渡管理簿を作成し、帳票を利用するに当たっては、取扱者に必要項目を記録させるものとする。
(1) 帳票名
(2) 利用者の氏名、利用目的、利用年月日及び返却予定年月日
(3) 利用場所
(4) 返却年月日
(5) 管理責任者の確認
2 職員は、帳票を持ち出す場合には次の各号に掲げる点に留意する。
(1) 帳票受渡管理簿に前項に規定する必要項目を記録し、管理責任者の承認を得る。
(2) 利用中は、保管場所と同等の安全を確保し、権限のない者がアクセス可能な場所に放置しない。
(3) 原則として、複写は行わない。
(4) 帳票の盗難又は紛失時には、直ちに管理責任者へ報告する。
(5) 返却の際には、帳票受渡管理簿に必要項目を記録し、管理責任者へ報告する。
(帳票に関する実施状況の確認)
第9条 管理責任者は、1か月に1回、次の各号に掲げる事項について確認し、その結果を記録するものとする。
(1) 帳票管理簿に第7条第2項に定める必要項目が記録されていること。
(2) 帳票管理簿と現況が一致し、紛失等がないこと。
(3) 来庁者等に出力された帳票を見ることができないように出力装置が設置されていること。
(4) 帳票及び帳票管理簿が施錠保管され、権限のない者がアクセス可能な場所に放置されていないこと。
(5) 廃棄状況の記録が残っていること。
附則
この規程は、公表の日から施行する。
附則(令和5年9月29日訓令第23号)
この訓令は、公表の日から施行する。