(目的)

第1条　この規則は、別に定めるものを除くほか、土庄町の事務処理及び服務に関する根本基準を確立することにより、職務の合理的かつ能率的な遂行を図ることを目的とする。

(職務遂行の原則)

第2条　職員は、職務の遂行に当たっては、常に職員相互の連絡協調を図り、かつ、合理的な計画を立てて、的確迅速に事務を処理しなければならない。

第3条から第9条まで　削除

(用語の意義)

第10条　この章において、次に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。

(決裁の手続き)

第11条　事務は、原則として順次担当の直属上司を経て、決裁を受けなければならない。ただし、合議を必要とする事項については、第36条の規定を準用する。

(代決)

第12条　決裁権者が不在のときの事務の代決は、土庄町事務決裁規程(昭和49年土庄町訓令第2号。以下「決裁規程」という。)で定める。

(代決の制限)

第13条　前条の場合にあっては、あらかじめその処理について、特に指示を受けたもの又は緊急やむを得ないもののほか、重要事項、異例若しくは疑義ある事項を代決してはならない。

(後閲)

第14条　前2条の規定により代決した事項のうち、特に重要な事項は、遅滞なく当該事務の決裁権者の後閲を受けなければならない。

(専決事項)

第15条　副町長及び課長(町長の指定する職員を含む。)の専決事項は、決裁規程で定める。

第16条　削除

(公印の取扱)

第17条　公印は、庁名又は職名をもって公文書に用いる印章であって、常に堅ろうな容器に納め、かぎを施し正確に管理しなければならない。

(公印の種類)

第18条　公印の種類は、次のとおりとする。

(公印のひな型)

第19条　前条各号の公印のひな型、書体、寸法、所管及び使用区分並びに保管責任区分は、別表のとおりとする。

(公印の管理)

第20条　公印は、公印台帳(様式第1号)にその印影を登録しなければならない。公印台帳は総務課で管理する。

(公印の使用)

第21条　公印を使用しようとするときは、当該公印の保管責任者に押印に要する書類に原議書を添付して審査を経たうえ押印しなければならない。

(電子計算組織による公印)

第21条の2　電子計算組織を利用して証明、通知等を行う文書のうち、町長が特に必要があると認めるものについては、総務課長に合議の上、公印の印影を電子計算組織に記録し、当該印影を当該文書に出力することにより公印の押印に代えることができる。

(印影の縮小)

第21条の3　第21条第2項及び前条第1項の場合において、公印の印影を使用する文書の都合により別表に規定する寸法により難いときは、当該印影を縮小して使用することができる。

(文書取扱いの基本)

第22条　文書は、正確かつじん速に取扱い、常に整理し、最も能率的に処理しなければならない。

(簿冊等)

第23条　文書の取扱いに必要な簿冊及び用紙は、特別の定めのあるものを除き、概ね次のとおりとする。

(発信名儀)

第24条　公文書の発信者名は、特別の例式のあるものを除き、町長、副町長、主管課長名又は会計管理者名を用いなければならない。ただし、軽易な事項については、町名又は役場名を用いることができる。

(公文書の種類)

第25条　公文書の種類は、次のとおりとする。

(令達番号簿)

第26条　総務課は、令達番号簿を備え令達文書(指令を除く。)を公布しようとするときは、あらかじめ、令達種目ごとに公布の年月日、番号及び件名等を記入の上整理しておかなければならない。

(文書の記号番号)

第27条　文書の記号の表示は、会計年度に相当する数字について課名の首字を用い、更に「収」「発」の区分を、なお秘密に属するものは「収」「発」の次に秘の字を加え、これに次いで整理番号(以下「番号」という。)を記載する。

(公文書式)

第28条　公文書の書式は、別に定める。

(文書の収受配付)

第29条　役場に到着した文書は総務課において収受し、次の各号に掲げる手続を経たうえで配付しなければならない。ただし、特に重要又は異例と認められるものにあっては、配付前に町長の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

(電話、口頭書取票)

第30条　電話又は口頭で聴取した事項は、口頭受理簿にその要領を記入し、上司の閲覧に供さなければならない。ただし、簡易な事項は、この限りでない。

(郵便料の未払と不足)

第31条　総務課長は、郵便料の未払又は不足の文書が到着したときは、その料金を支払って受け取ることができる。

(主管課の文書処理)

第32条　主管課で文書の配付を受けたときは、課長は配付を受けた文書を文書整理簿に登載させ、これを査閲し、自から処理するもののほか、当該事務担当者に処理方針を示して、速やかに処理させなければならない。

(文書の起案)

第33条　すべての事案は、文書によって処理するものとする。

(決裁及び区分)

第34条　起案書は、起案理由その他参考となる事項を附記し、かつ、関係書類を添付し、次の区分による決裁を受けなければならない。ただし、軽易なものは、これを省略することができる。

(特別取扱いの表示)

第35条　回議書で特別な取扱いを要するものには、その必要に応じて「秘」「例規」「至急」「親展」「書留」「内容証明」等の要領を欄外に朱書しなければならない。

(合議)

第36条　回議書は、関係ある他の課長に合議しなければならない。

(重要文書の取扱い)

第37条　急施を要する回議書は、起案者自ら持ちまわりするか、若しくは赤色紙を添付しなければならない。

(浄書)

第38条　決裁済みの文書で浄書を要するものは、主管課で浄書しなければならない。

(特例)

第39条　指令書、証明書等の交付で成規又は定例の事項は、法令に特別の定めがあるもの又は保存の必要があるものを除いては、主管課において文書の余白に必要事項を記載し、第33条第2項第2号の簿冊に登録のうえ本人に交付することができる。

(発送)

第40条　発送を要する文書には、第21条第1項で規定する公印保管責任者の審査を受け当該公印を押し、総務課に送付しなければならない。

(勤務時間外の文書の取扱い)

第41条　勤務時間外又は休日に発送を要する文書は、当直員において発送しなければならない。

(未処理文書の整理)

第42条　未処理文書は、各課の所定場所に保管し、適正な処理をしなければならない。

(処理済の文書の取扱い)

第43条　処理済の文書は、所定の場所に整理保管し、常にその所在及び処理経過を明らかにしておかなければならない。

(編さん等の主管課)

第44条　処理済の文書は、主管課において編さんしなければならない。

(編さんの方法)

第45条　完結文書は、次の要領により編さんするものとする。

(保存文書の引継)

第46条　前条の規定により編さんした文書は毎年8月末日、歴年によるものは2月末日までに索引用紙を添えて総務課に引き継がなければならない。

(保存の方法)

第47条　前条の規定により引継ぎを受けた保存文書は、文書保存台帳に登録し書庫に収めなければならない。

(保存年限)

第48条　文書の保存年限は、永年、10年、5年、1年とし、その分類は、次のとおりとする。ただし、法令等により保存年限が定められている場合は、この限りでない。

(廃棄処分)

第49条　保存年限をすぎた文書は、文書保存台帳に総務課において主管課長と合議のうえ廃棄処分の記載をなし、廃棄処分に付さなければならない。この場合印影等で他に利用されるおそれのあるものは塗まつ又は裁断して不正使用の防止に留意しなければならない。

(保存文書の借覧)

第50条　保存文書を借覧しようとするときは、文書借覧簿に所要事項を記入し、記名押印して借覧しなければならない。

(庁中持出制限)

第51条　借覧中の文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事由によりあらかじめ総務課長の許可を受けたときは、この限りでない。

(職員以外の閲覧)

第52条　職員以外の者で、保存文書の閲覧をしようとするものがあるときは、町長の許可を得て閲覧させることができる。ただし、この場合町長の指示する場所以外ですることができない。

(出勤)

第53条　職員は出勤時間を厳守し、自ら出勤簿(様式第11号)に押印又は庶務事務システム(電子計算機を使用して職員の勤務状況等の管理に関する事務を総合的に行うシステムをいう。以下同じ。)により入力しなければならない。

(遅刻等の措置)

第54条　職員は、出勤時間を過ぎて出勤し、又は勤務時間内に外出及び早退しようとするときは、あらかじめ休暇承認簿(様式第12号)又は庶務事務システムにより決裁権者に届け出てその承認を受けなければならない。ただし、やむを得ない事由があるときは、事後速やかにその承認を受けなければならない。

(届出)

第55条　職員が次の各号の1に該当するときは、休暇承認簿又は庶務事務システムにより、決定権者の決裁をあらかじめ受けなければならない。

第55条の2　職員は、次の各号の1に該当するときは、氏名等変更届(様式第13号)を主管課長を経て総務課長に提出しなければならない。

(営利企業等従事の許可)

第55条の3　職員(地方公務員法(昭和25年法律第261号)第22条の2第1項第1号に規定する会計年度任用職員を除く。)は、同法第38条第1項の規定により、営利企業等に従事することについて許可を受けようとするときは、土庄町職員の営利企業等の従事の許可に関する規程(平成21年土庄町訓令第32号)に定めるところにより、手続を行うものとする。

(事務引継)

第56条　職員は、欠勤、早退、旅行等の場合は、担当事務のうちで必要な事項を上司に申し出て事務に支障ないようにしなければならない。

(時間外の勤務)

第57条　執務時間外又は休日等に勤務を命ぜられた者は、当直員にその登退庁時間を通知しなければならない。

(退庁時の引継)

第58条　退庁後保管を要する物品は、退庁の際、当直員に引き継がなければならない。

(火気取締)

第59条　各課においては、常時火災の予防に留意し、火気の取締りに当たらなければならない。

(災害時の措置)

第60条　退庁後又は休日に庁舎又はその近傍に非常災害が発生したときは、職員は速やかに登庁して上司の指揮を受けなければならない。

(新規採用者の届出義務)

第61条　新任者は、直ちに総務課長に住所届、履歴書及び身元保証書(様式第15号)を提出しなければならない。また、その後に変更があったときは、主管課長を経て総務課長に提出するものとする。

(職員住所録)

第61条の2　総務課において土庄町職員名簿(様式第16号)を備え、常に整理しておかなければならない。

(出張)

第62条　出張は、出張命令書(領収書)(様式第17号)又は庶務事務システムにより、決定権者の決裁をあらかじめ受けなければならない。

(当直員)

第63条　当直員は、2人以内とする。ただし、町長が必要と認めた場合は、当直を職員以外の者に委託することができる。

(当直員の区分)

第64条　当直を分けて宿直及び日直とする。

(当直の通知)

第65条　決定権者は、その月の当直勤務割当表を作成し関係職員に通知しなければならない。

(当直の事務引継)

第66条　当直員は、次に掲げる簿冊及び物品を決定権者又は前番の当直員から引き継ぎ、当直がすんだときは決定権者又は次番の当直員に引き継がなければならない。

(当直員の職務)

第67条　当直員の処理すべき事項は、次のとおりとする。

(非常の場合の措置)

第68条　火災盗難等非常事態が発生した場合は、速やかに関係方面に連絡する等応急の措置をしなければならない。

(当直員の報告)

第69条　当直員は、当直日誌に必要事項を記載し、署名のうえ勤務終了後直ちに決定権者に提出しなければならない。