○土庄町職員旧姓使用取扱要綱
平成28年1月25日
訓令第1号
(趣旨)
第1条 この要綱は、婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)により、戸籍上の氏を改めた職員について、改姓前の氏(以下「旧姓」という。)を町の文書等において使用することに関し、必要な事項を定めるものとする。
(適用職員)
第2条 この要綱は、一般職に属する職員(以下「職員」という。)に適用する。
(旧姓を使用することができる文書等)
第3条 旧姓を使用することができる文書等は、旧姓を使用しても法令等に抵触するおそれがなく、かつ、職務遂行上支障がないと認められる文書等とし、概ね別表第1に掲げる基準に該当するものとする。
2 旧姓を使用することのできない文書等は、別表第2に掲げる基準に該当するものとする。ただし、身分証明書その他町長が必要と認める文書については、使用している旧姓を併記することができるものとする。
(旧姓使用の承認申請)
第4条 職員は、文書等に旧姓を使用しようとするときは、旧姓使用承認申請書(様式第1号)により、町長に申請し、その承認を受けなければならない。
2 前項の旧姓使用承認申請書は、所属長(土庄町行政組織条例(昭和49年土庄町条例第8号)第1条に定める課の課長、教育長、議会事務局長又は会計課長をいう。以下同じ。)を経由して、町長に提出するものとする。
(旧姓使用の承認及び通知)
第5条 町長は、旧姓の使用を承認したときは、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、所属長を経由して、当該職員に通知するものとする。
2 町長は、第1項の承認を行う場合において必要と認めるときは、職員に対し改姓の事実等を証明するに足る証拠書類の提出を求めることができるものとする。
(所属長及び職員の責務)
第8条 所属長は、所属職員の旧姓の使用に関し、適切な運用が図られるよう努めなければならない。
2 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するに当たっては、町民及び他の職員等に無用な誤解や混乱が生じることのないよう努めなければならない。
(承認の取消し)
第9条 町長は、職員の旧姓使用によって職務の遂行上支障が生じていると認めるときは、当該職員に係る旧姓使用の承認を取り消すことができる。
(その他)
第10条 この要綱に定めるもののほか、職員の旧姓の使用に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この要綱は、公表の日から施行する。
(経過措置)
2 この要綱の施行の日前に婚姻等により戸籍上の氏を改めた職員は、この訓令の施行の日から平成28年2月29日までに、町長に第4条の旧姓使用承認申請書を提出することにより、旧姓を使用することができる。
附則(平成30年2月27日訓令第8号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月19日訓令第10号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 令和2年3月分までの賃金等の支払については、この訓令の施行の日以後も、なお従前の例による。
附則(令和5年2月17日訓令第2号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表第1(第3条関係)
旧姓を使用することができる文書等
基準 | 例 |
1 組織内部で使用している文書等で、容易に職員の同一性を確認できる内容のもの | 職場での呼称、職員事務引継書、起案書(回議書)、回覧及び決裁に係る押印、当直日誌、人事異動内示、グループウェア等の氏名、座席表 |
2 職員の権利や義務に関する文書等で、職員の同一性の確認が容易にでき、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれがないもの | 出勤簿、休暇承認簿、時間外勤務命令簿、出張命令書(領収書)、復命書、産前・産後休暇申請書、育児休業承認請求書、職務専念義務免除承認申請書、営利企業等従事許可願書、自己申告に係る文書、検査調書、支出命令書等の伝票の係印及び決裁印 |
3 氏名の記載にとどまるもの等、特別な法律関係を生じさせるおそれのないもの | 名札、名刺、土庄町行政職等職員配置表、事務分担表 |
別表第2(第3条関係)
旧姓を使用することができない文書等
基準 | 例 |
1 職員の身分関係に係るもの | 法令等に基づく身分証明書、土庄町職員名簿、辞令書、人事台帳、履歴書、身元保証書、宣誓書、誓約書、非常勤職員任用関係文書、辞職願、分限・懲戒関係文書 |
2 職員の権利や義務に関する文書等で、特別な法律関係を生じさせるおそれのあるもの | 1 給与明細書、源泉徴収票、年末調整整関係文書、諸手当届、共済組合関係文書、健康保険・厚生年金保険関係文書、公務災害関係文書、健康診断関係文書、労働保険関係文書、互助会関係文書 2 支出命令書の請求者氏名、請求印及び証拠書類、債権者(登録・変更)申請書 |
3 公権力の行使に係るもの | 1 許認可、立入検査、徴収等法令等に基づく行政処分に係る文書 2 その他職員の身分に基づいて行う対外的な行政行為に係る文書 |
